Allgemeine Informationen von A – Z

Auf-und Abbau

Der Aufbau beginnt am Tag vor dem Kongress um 7:00 Uhr und ist bis 0:00 Uhr abzuschließen. Am ersten Veranstaltungstag, kann bis 7:00 Uhr an der Ausstattung des Standes mit Folien, Prospekten etc. gearbeitet werden. Bis 8:00 Uhr muss der Stand fertiggestellt sein.
Nach Beendigung des Standabbaus ist die Standfläche in dem Zustand zurückzugeben, in dem sie übernommen wurde. Der Zustand der Standfläche wird dem Aussteller nach Ortsbesichtigung durch ein Formular bestätigt. Liegt für eine Standfläche, die sich nach Abbau nicht in ordnungsgemäßem Zustand befindet, keine Abnahmebescheinigung vor, ist inTIME berlin berechtigt, dem Aussteller ohne vorherige Benachrichtigung oder Anerkennung einer Reklamation die Wiederherrichtung in Rechnung zu stellen. Dies gilt auch für die Entsorgung von auf dem Stand befindlichen Gegenständen und Abfällen aller Art.
Zum Be- und Entladen befindet sich vor der dem Hotel eine Ladezone, die unmittelbar nach dem Entladen zu verlassen ist. Gerät zum Be- und Entladen der Aussteller bzw. Standbaufirmen ist zugelassen.

Ausstellerkatalog

Jede ausstellende Firma ist mit ihrer Adresse und einer Textseite in einem Katalog verzeichnet. Die Textgestaltung ist Sache des Ausstellers. Einzelheiten wie Redaktionsschluss werden dem Aussteller mit der Buchungsbestätigung zugesandt.

Blumen

Blumenschmuck zur Dekoration der Stände kann bei inTIME berlin bestellt werden.

Mietbedingungen für die
Standausstattung

Sämtliche Standausstattungen incl. der Standwände sowie Mobiliar, Beleuchtung usw. werden nur für den vereinbarten Zweck und die Dauer der Veranstaltung zur Verfügung gestellt.
Für Schäden an o.g. Standausstattungen haftet der Aussteller, auch wenn sie von Dritten verursacht werden. Die Haftung beginnt mit der Anlieferung am Stand und endet mit der Rückgabe oder Abholung des Mietgutes, auch wenn der Aussteller den Stand bereits verlassen hat. Nicht zurückgegebene oder beschädigte Standausstattungen werden dem Aussteller zum Wiederbeschaffungspreis in Rechnung gestellt. Alle im Buchungsformular angegebenen Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Der Auf- und Abbau ist im Mietpreis enthalten. Die Abrechnung der mit den beiliegenden Formularen bestellten Leistungen erfolgt nach Veranstaltungsende.
Standbuchungen können nur bis zu zehn Wochen, Möbelbestellungen bis zu zwei Wochen vor Veranstaltungsbeginn storniert werden. Danach muß der volle Mietpreis in Rechnung beglichen werden.
Vorbestellte Ausstattungsgegenstände, die vom Aussteller nicht abgenommen werden, werden voll in Rechnung gestellt.
Minderleistungen oder nicht erbrachte Leistungen, die über inTIME berlin bestellt wurden, sind unmittelbar nach Auftreten, spätestens jedoch bis zum Ende des letzten Veranstaltungstages im Kongressbüro schriftlich anzuzeigen. Spätere Reklamationen können bei der Abrechnung nicht berücksichtigt werden.
Beanstandungen von Rechnungen im Zusammenhang mit allen über das Bestellformular in Auftrag gegebenen Leistungen müssen innerhalb einer Ausschlussfrist von 21 Tagen ab Rechnungsdatum schriftlich geltend gemacht werden.
Nach Beendigung des Standabbaus ist die Standfläche in dem Zustand zurückzugeben, in dem sie übernommen wurde. Der Zustand der Standfläche wird dem Aussteller nach Ortsbesichtigung durch ein Formular bestätigt. Liegt für eine Standfläche, die sich nach Abbau nicht in ordnungsgemäßem Zustand befindet, keine Abnahmebescheinigung vor, ist inTIME Berlin berechtigt, dem Aussteller ohne vorherige Benachrichtigung oder Anerkennung einer Reklamation die Wiederherrichtung in Rechnung zu stellen. Dies gilt auch für die Entsorgung von auf dem Stand befindlichen Gegenständen und Abfällen. Wenn Einrichtungen in der Ausstellung oder im Hotel beschädigt werden, hat der Aussteller bzw. der Schadensverursacher unverzüglich eine(n) Mitarbeiter(in) von inTIME berlin zu unterrichten, die/der dann die weitere Abwicklung des Schadens veranlassen wird. Die entstehenden Kosten werden dem Schadensverursacher nach Aufwand und in Absprache mit dem Hotel in Rechnung gestellt.

Parkplätze

Im Hotel befindet sich eine Tiefgarage mit ausreichenden Parkplätzen. Diese sind gebührenpflichtig.

Pressekonferenzen

Den Ausstellern steht für Pressekonferenzen oder Pressemeetings die Bibliothek eingeschränkt zur Verfügung. Bitte äußern Sie Ihren Wunsch nach einer Raumreservierung frühzeitig, da die Bibliothek noch andersweitig genutzt wird.

Schadensmeldungen

Wenn Einrichtungen in der Ausstellung oder im Hotel beschädigt werden, hat der Aussteller bzw. der Schadensverursacher unverzüglich eine(n) Mitarbeiter(in) von inTIME Berlin zu unterrichten, die/der dann die weitere Abwicklung des Schadens veranlassen wird. Die entstehenden Kosten werden dem Schadensverursacher nach Aufwand und in Absprache mit dem Hotel in Rechnung gestellt.

Standbau, allgemein

inTIME berlin stellt die Standfläche zur Verfügung. Für die Gestaltung des Ausstellungsstandes einschließlich der Stellung von Trennwänden ist der Aussteller verantwortlich.
Selbstverständlich bietet inTIME Berlin auch einen Komplettstand und weitere Standausstattung an, die Sie mit den beiliegenden Formularen bestellen können.

Standbaurichtlinien

Generell ist bei der Standgestaltung und bei Vorführungen aller Art darauf zu achten, daß es nicht zu Störungen oder Beeinträchtigungen anderer Aussteller oder Besucher kommt. Dekorationen dürfen den informativen und wissenschaftlichen Wert des Kongress nicht beeinträchtigen.
Eingriffe, Veränderungen oder Befestigungen an der vorhandenen Bausubstanz des Hotels und den Installationen sind nicht gestattet. Dazu gehören auch das Einschlagen von Nägeln, Schrauben oder Haken bzw. das Einlassen von Dübeln in Böden, Wänden oder Decken
Die maximale Bauhöhe der Standbebauung inkl. grafischer Gestaltung und Beleuchtungskörpern beträgt 3,00 Meter.
Es ist gestattet, über die Ausstellungsstände Abschlußdecken einzubauen, sofern offene Deckenformen verwendet werden. Hierzu zählen:
– alle Decken, die pro qm überdachter Fläche mindestens zu 50% offen sind,
– schachbrettartig geöffnete Rasterdecken (max. 1,00 x 1,00 m),
– Lamellendecken mit max. 0,50 m breiten geschlossenen Elementen,
– flächige Abdeckungen, sofern die abgedeckte Fläche die Breite von 1,00 m nicht überschreitet und der erste Meter zum angrenzenden Stand offen bleibt.
Die Aussteller weisen inTIME berlin auf den Gebrauch von Videogeräten und elektronischer Ausrüstung sowie deren Plazierung im Standplan bis zum 20. November hin. Installation und Standort dieser Geräte ist so wählen, daß kein Wärmestau auftreten kann und die Gänge passierbar bleiben sowie Interessenten den Stand betreten können.

Sicherheitsbestimmungen
Behördl. Bestimmungen

Bei der Gestaltung und dem Aufbau der Ausstellungsstände sind die geltenden Vorschriften und Bestimmungen des Brandschutzes, des Baurechtes, des Gewerberechtes sowie des Arbeitsrechtes zu beachten.
Als Standbaumaterial darf nur schwerentflammbares Material B1 nach DIN 4102 verwendet werden. Die einschlägigen bauaufsichtlichen und brandschutztechnischen Bestimmungen sind zu beachten. Entsprechende Nachweise über die brandschutztechnischen Eigenschaften der Baustoffe und Bauteile sind am Stand bereitzuhalten.
Alle Exponate müssen den international üblichen Sicherheitsvorschriften, allen gesetzlichen, behördlichen oder sonstigen Unfallverhütungsvorschriften sowie den einschlägigen Gesetzen und Verordnungen über Produktsicherheit entsprechen. Verboten ist der Umgang mit feuergefährlichen Lösungsmitteln und Gasen.

Standpersonal

Standmitarbeiter, die über die Ausstellerpauschale abgerechnet werden sollen, müssen spätestens eine Woche vor der Veranstaltung angemeldet werden. Entsprechende Anmeldeformulare erhalten Sie mit Ihrer Buchungsbestätigung. Angemeldete Standmitarbeiter erhalten für die zu entrichtende Pauschale die Kongressunterlagen und sind berechtigt, sämtliche Kongressleistungen in Anspruch zu nehmen: Teilnahme an den Vortragsforen, Mittagessen und Buffetempfängen, Pausenservice.
Die Zahl der Personen, die über diese Standpersonal-Pauschale abgerechnet werden können, ist bei Ständen bis 12 qm auf zwei Personen begrenzt. Für jeweils weitere 6 qm Standfläche ist eine weitere Person über die Pauschale abrechenbar.Ausnahmen von dieser Regelung sind nicht möglich.

Standplanung

Standpläne mit genauen Angaben über die Standaufbauten und Elektroinstallation inkl. genauer Maßangaben sind inTIME berlin zur Prüfung und Genehmigung 2-fach bis zum 20. November einzureichen.

Transport /
Leerguthaltung

Für den Transport innerhalb der Ausstellungshalle und zum Be- und Entladen stellt das Tagungshotel maschinelle Hilfsmittel zur Verfügung. Leergut kann in einem Lagerraum kostenfrei zwischengelagert werden.
Bitte melden Sie rechtzeitig Ihren Bedarf an Hebefahrzeugen sowie Ihr Leergutaufkommen an.

Versicherung

Die Versicherung für den Ausstellungsstand und die Ausstellungsgüter gegen alle Risiken vor, während und nach der Veranstaltung, insbesondere gegen Diebstahl und Beschädigung, ist Sache des Ausstellers.

Wachschutz

Die Ausstellungsräume wird zwischen 20:00 und 8:00 Uhr durch einen Sicherheitsdienst überwacht. Ihre Exponate sind in dieser Zeit gegen Diebstahl versichert.

Zimmervermittlung

Für die Teilnehmer der OMNISECURE steht im Grand Hotel Esplanade ein Zimmerkontingent zu speziellen Konditionen zur Verfügung. Buchung und Reservierung von Zimmern zu diesen Sonderkonditionen erfolgt über inTIME berlin.